Zpracování osobních údajů
Prohlášení o ochraně osobních údajů
V souladu s poskytováním našich produktů a služeb nakládáme s některými vašimi osobními údaji. Uvědomujeme si důležitost jejich ochrany, proto při jejich zpracování postupujeme zodpovědně a výhradně v souladu s platnou legislativou.
V souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, dále jen „Nařízení“) bychom vás rádi informovali o tom,
jaké osobní údaje shromažďujeme,
k jakým účelům osobní údaje využíváme,
zda a komu je poskytujeme,
jaká práva máte v souvislosti se zpracováním svých osobních údajů,
jakým způsobem tato práva u nás můžete uplatnit.
1. Naše kontaktní údaje v záležitostech ochrany osobních údajů
1.1. Naše společnost (KoHal s.r.o., IČ: 28818270), vystupuje jako tzv. správce osobních údajů. Proto jsme povinni sdělit vám řadu informací o tom, jak s vašimi osobními údaji nakládáme. Pokud však budete mít přesto dotazy nebo budete chtít uplatnit svá práva ohledně nakládání s osobními údaji (viz čl. 7), obraťte se prosím na email: jansa@kohal.cz
elektronický kontakt:
info@kohal.cz
písemný kontakt:
KoHal s.r.o.
Opatovec 151
568 02 Svitavy
2. Jaké osobní údaje zpracováváme?
2.1. Zpracováváme osobní údaje, které nám poskytnete v souvislosti s využíváním našich služeb nebo které jsou veřejné dostupné. Jedná se zejména o:
a) identifikační údaje (jméno a příjmení, Vaše pracovní zařazení, údaje o společnosti: IČ, DIČ),
b) adresné údaje (zejména adresa místa trvalého pobytu nebo místa podnikání, kraj, vaše e-mailová adresa, doručovací adresu, fakturační adresu, telefon a případně i adresa vašich internetových stránek),
c) popisné údaje (zejména akademický titul u jména),
d) případné záznamy v insolvenčním rejstříku a v registru plátců DPH
Tento výčet je demonstrativní a není vyloučeno, že v rámci jednání nám z vaší strany budou poskytnuty další údaje, s nimiž bude naloženo stejným způsobem.
2.3. Zdroj osobních údajů
2.3.1 Osobní údaje získáváme:
přímo od vás, pokud jste osobou/společností, která nám zaslala poptávku na službu/produkt, případně s námi uzavřela smlouvu či objednávku
naši obchodní partneři
reklamní společnosti
3. Právní základ zpracování osobních údajů, způsob a účel zpracování
Vaše osobní údaje jsme oprávněni i bez vašeho souhlasu zpracovávat:
v rozsahu nezbytném pro splnění smlouvy uzavřené s vámi,
v rozsahu nezbytném pro splnění právní povinnosti, kterou nám ukládá právní předpis, např. zákon,
v rozsahu nezbytném ke komunikaci s našimi obchodními partnery,
v rozsahu nezbytném k ochraně našich oprávněných zájmů – přímý marketing,
Dále uvádíme podrobnější informace o jednotlivých právních základech pro zpracování osobních údajů:
3.1. Zpracování pro splnění smlouvy, kterou jste s námi uzavřeli
3.1.1 Osobní údaje zpracováváme rovněž za účelem uzavření a splnění smlouvy, kterou jste s námi uzavřeli.
3.1.2 Jste-li fyzickou či právnickou osobou – podnikatelem, zpracováváme vaše osobní údaje za účelem uzavření smlouvy, dále za účelem komunikace s vámi a plnění našich smluvních povinností.
3.2. Zpracování pro splnění právní povinnosti, kterou nám ukládá právní předpis
3.2.1 Vystavujeme účetní a daňové doklady, které jsme povinni uchovávat a archivovat po dobu stanovenou právními předpisy, zejména zákonem o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb.), zákonem o daních z příjmů (586/1992 Sb.) a zákonem o dani z přidané hodnoty (zákon č. 235/2004 Sb.).
3.2.2 Zpracování osobních údajů popsaných výše provádíme za účelem plnění našich zákonných povinností, ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení.
3.3. Naše oprávněné zájmy pro účely komunikace s našimi uživateli
3.3.1 Jste-li koncovým zákazníkem, který vystupujete jako kontaktní osoba v záležitostech smlouvy či objednávky nebo jste-li členem statutárního orgánu, zpracováváme vaše osobní údaje za účelem komunikace s vámi, zpravidla ohledně uzavření smlouvy, plnění našich smluvních povinností a v záležitostech zákaznické podpory, zejména při řešení případných reklamací nebo požadavků. Takové zpracování osobních údajů je nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení, neboť jinak bychom nebyli schopni plnit své smluvní povinnosti.
3.4. Naše oprávněné zájmy pro výkon přímého marketingu
3.4.1 Na vaši e-mailovou adresu, kterou jste nám poskytli v souvislosti s poptávkou produktu/služby, můžeme posílat obchodní sdělení, pouze však s nabídkou našich souvisejících produktů a služeb. Takto udělený souhlas můžete kdykoliv odvolat na e-mail info@kohal.cz, a to bezúplatně a bez jakýchkoliv sankcí. Toto považujeme za nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů.
3.5. Souhlas se zpracováním osobních údajů
3.5.1 Na základě vámi uděleného souhlasu jsme oprávněni zpracovávat osobní údaje v rozsahu, v jakém jste nám je poskytli prostřednictvím tištěného formuláře nebo formuláře umístěného na webových stránkách společnosti KoHal s.r.o..
3.5.2 Účelem zpracování je možnost informovat vás o novinkách a našich nových akcích nebo službách elektronickou cestou nebo telefonicky.
3.6. Cookies a údaje o návštěvě webových stránek provozovaných společností KoHal s.r.o.
3.6.1 Webové stránky KoHal s.r.o. a online služby s nimi spojené mohou za účelem optimalizace služeb využívat tzv. cookies.
3.6.2 Cookie je malý soubor skládající se obvykle z písmen a číslic, který Provozovatel prostřednictvím internetového serveru posílá do souboru cookie prohlížeče na pevném disku počítače návštěvníka webu. Na základě této skutečnosti dojde k rozpoznání zařízení návštěvníka webu při opětovné návštěvě, a to jakmile dojde ke spojení mezi internetovým serverem provozovatele webu a internetovým prohlížečem.
3.6.3 Cookies využíváme za účelem úspory vašeho času. Soubor cookie si uloží vaše preference při procházení webu nebo v případě, že si přizpůsobíte webovou stránku svým individuálním potřebám. Při následujících návštěvách je webu připomene a nabídne vám tak prostředí, na které jste byli dle svých posledních návštěv zvyklí; mohou se načíst i dříve zadané informace, např. automaticky předvyplnit přihlašovací údaje. To vše vám podstatně zjednoduší proces zobrazování relevantního obsahu, usnadní navigaci na webu atd. Pokud odstraníte všechny soubory cookies, musíte předvolby pro náš web nastavit znovu. Přejdete-li na jiné zařízení nebo prohlížeč, rovněž nám budete muset své předvolby sdělit znovu.
3.6.4 Tyto údaje využíváme dále také pro marketingové účely a zpracování ve službách Google AdWords, Google Analytics, Seznam Sklik Tyto soubory cookies slouží ke shromažďování informací o tom, jakým způsobem návštěvníci naše stránky využívají. Služby u uvedených marketingových společností se s v průběhu působení firmy KoHal s.r.o. na trhu mohou měnit, a to i v rozšíření marketingových společností.
3.6.5 KoHal s.r.o. na webu provozuje pouze základní soubory cookies, které jsou nepostradatelné pro funkčnost webu, jsou vyjmuté ze Směrnice Evropského parlamentu a Rady č.2002/58/ES a nemusí být deaktivovány. Tyto soubory cookies však můžete odmítnout. Nastavení vašeho prohlížeče můžete podle potřeby upravit tak, aby soubory cookies odmítal. Jestliže tak učiníte, nebudete pravděpodobně moci plně využívat interaktivní funkce webů KoHal s.r.o.
4. Doba uložení osobních údajů
4.1. Vaše osobní údaje uchováváme pouze po nezbytně nutnou dobu, max. po dobu 10 let a archivujeme dle zákonných lhůt, které nám ukládají právní předpisy.
4.2. Osobní údaje zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu či jiného právního titulu, který nám umožňuje vaše osobní údaje zpracovávat. To znamená, že osobní údaje neuchováváme déle, než jsme oprávněni. Po ztrátě zákonného důvodu provádíme výmaz příslušných osobních údajů, nemáme-li jiný zákonný důvod k jejich zpracování nebo souhlas se zpracováním.
5. Komu poskytujeme vaše osobní údaje
5.1. Nevyplývá-li z dále uvedeného jinak, nikomu vaše osobní údaje neposkytujeme ani nezpřístupňujeme, neužíváme ani služeb externích zpracovatelů vašich osobních údajů, které uchováváme po nezbytně nutnou dobu na našich vlastních serverech.
5.2. Vámi zadané osobní údaje prostřednictvím zejména poptávkového formuláře umístěného na našich webových stránkách jsou ukládány v:
obchodní společnosti Shean, s.r.o., se sídlem Svitavská 500, 678 01 Blansko, IČ 26768479, zapsaná v Obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně v oddíle C, vložce 48866, jako poskytovatel marketingových služeb
Josef Chlad, se sídlem Družstevní 419/2, 671 72 Miroslav, IČ 67604927
6. Předávání osobních údajů do třetích zemí
6.1. Osobní údaje zpracováváme pouze v České republice, případně v členských státech EU. Do třetích zemí mimo EU osobní údaje nepředáváme.
7. Vaše práva v souvislosti s tím, že zpracováváme vaše osobní údaje
7.1. Vaše osobní údaje zpracováváme korektním a transparentním způsobem, v souladu s právními předpisy. Dále uvádíme vaše práva, která vám vznikla v souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů.
7.2. Právo na přístup k osobním údajům
7.2.1 Máte právo na přístup k osobním údajům týkajících se vás jako tzv. subjektu údajů. Dále máte právo získat od nás potvrzení, zda osobní údaje, které se vás týkají, jsou, či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, máte právo vyžádat si kopii těchto osobních údajů.
7.2.2 Případné kopie osobních údajů vám mohou být poskytnuty elektronicky ve formě, která se běžně užívá. Za účelem ověření totožnosti osoby požadující přístup k osobním údajům musíme trvat na opatřeních uvedených v čl. 8.1.2 a 8.1.3 tohoto dokumentu.
7.3. Právo na opravu osobních údajů
7.3.1 Pokud se domníváte, že osobní údaje, které o vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo nás požádat o jejich opravu nebo doplnění.
7.4. Právo na výmaz („právo být zapomenut“)
7.4.1 Máte právo požadovat, abychom bez zbytečného odkladu vymazali osobní údaje, které se vás týkají, avšak pouze je-li dán kterýkoliv z dále uvedených důvodů:
osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo zpracovávány (viz jednotlivé účely zpracování uvedené v kapitole 3);
odvolal/odvolala jste vámi udělený souhlas, na základě kterého byly osobní údaje zpracovány a současně neexistuje žádný další právní důvod zpracování (např. naše povinnost zpracovávat tyto osobní údaje způsobem uloženým nám právním předpisem),
vznesl/vznesla jste námitky proti zpracování dle čl. 7.6 a vyšlo najevo, že na naší straně neexistují žádné dostatečné oprávněné zájmy, pro které bychom měli právo tyto osobní údaje zpracovávat,
osobní údaje byly zpracovány protiprávně,
osobní údaje musí být vymazány pro splnění právní povinnosti, která se na nás vztahuje,
osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti dle čl. 8 odst. 1 Nařízení.
7.4.2 My jsme následně povinni osobní údaje, které se vás týkají, skutečně vymazat, existují však výjimky stanovené právními předpisy. Pokud se taková výjimka vztahuje i na vaši žádost o výmaz osobních údajů, sdělíme vám to způsobem uvedeným v čl. 8.3.
7.5. Právo na omezení zpracování
7.5.1 Máte právo na omezení zpracování, a to v kterémkoliv z následujících případů:
pokud popíráte přesnost osobních údajů (ovšem v takovém případě doporučujeme spíše využít právo na jejich opravu dle čl. 7.3),
je zpracování osobních údajů protiprávní, ale odmítáte výmaz takových osobních údaj,
pokud nás požádáte, můžeme vaše vybrané osobní údaje zpracovávat i poté, co nejsou potřebné k účelu, pro který jste nám je poskytli (např. v souvislosti s uplatněním nároku u soudu, k němuž námi zpracovávané osobní údaje potřebujete),
vznesli jste námitku proti zpracování, přičemž není zřejmé, zda náš oprávněný zájem převažuje nad vašimi oprávněnými zájmy.
7.6. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se vás týkají
7.6.1 Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se vás týkají, a to tehdy, pokud zpracováváme osobní údaje na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení, tedy z důvodu našich oprávněných zájmů.
7.6.2 Námitka proti zpracování pro účely přímého marketingu v praxi znamená, že můžete vznést námitku proti zasílání obchodních sděleních a my vám je nadále zasílat nebudeme.
7.7. Právo na přenositelnost osobních údajů
7.7.1 Máte právo získat osobní údaje, které se vás týkají, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a případně právo předat tyto údaje jinému subjektu, aniž bychom vám v tom bránili.
7.7.2 Máte rovněž právo požádat nás o předání svých osobních údajů jinému subjektu, který vystupuje v roli tzv. správce osobních údajů, jestliže to však bude technicky proveditelné.
7.8. Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů
7.8.1 Pokud jste nám poskytli souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely, které takový souhlas vyžadují, máte právo kdykoliv tento souhlas odvolat.
7.9. Právo podat stížnost u dozorového úřadu
7.9.1 Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, a to v případě, že se domníváte, že zpracováním osobních údajů dochází k porušení právních předpisů. Stížnost můžete podat u dozorového úřadu, kterým je:
Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ)
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha
8. Jak můžete uplatnit svá práva uvedená v článku 7
8.1. Jak právo uplatnit
8.1.1 Svá práva na ochranu osobních údajů můžete uplatnit písemně nebo elektronicky, a to na adrese uvedené v kapitole č. 1.
8.1.2 Upozorňujeme na to, že za účelem ověření vaší totožnosti budeme brát zřetel pouze na žádost, kterou jste:
a) odeslali doporučeným dopisem nebo
b) odeslali z e-mailové adresy, která je evidována přímo na vaši osobu
8.1.3 V případě důvodných pochybností o totožnosti žádajícího jsme dle čl. 12 odst. 6 Nařízení oprávněni požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení totožnosti žadatele. Opatření k ověření totožnosti žádajícího jsme zavedli pro zvýšení bezpečnosti všech našich zákazníků, abychom předcházeli riziku zpřístupnění osobních údajů neoprávněné osobě. Tím chráníme i vaše osobní údaje.
8.1.5 Upozorňujeme, že s ohledem na množství došlé pošty i elektronické komunikace nemůžeme včas reagovat na podání, žádosti či námitky, které nám byly doručeny jiným způsobem (zejména na jiné e-mailové adresy). Práva dle kapitoly 7 nelze uplatnit telefonicky či ústně.
8.2. Obsah žádosti či námitky
8.2.1 Ve své žádosti, námitce či jiném podání týkajícího se vašich práv na ochranu osobních údajů prosím uveďte následující:
svoji totožnost a vlastníka licence daného softwarového produktu,
specifikujte, jaké právo uplatňujete (můžete odkazovat i na číslo článku v tomto dokumentu).
8.3. Informace o vyřízení žádost či námitek a přijatých opatřeních
8.3.1 Na vaše žádosti, námitky a jiná podání dle kapitoly 7 budeme reagovat co nejrychleji, nejpozději do jednoho měsíce od obdržení vaší žádosti či námitky vás budeme informovat o přijatých opatřeních nebo o tom, proč jsme vaší žádosti či námitce nevyhověli. Bude-li vyřízení zvlášť složité nebo obdržíme-li vysoký počet žádostí, můžeme uvedenou lhůtu prodloužit až o dva měsíce, o čemž vás musíme informovat již během prvního měsíce a uvést důvody pro odklad.
8.3.2 Pokud vaší žádosti nebo námitce nevyhovíme, musíme uvést důvod. Pokud s námi přesto nebudete souhlasit, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu i na způsob, jakým jsme vaši žádost či námitku vyřídili. Dozorovým úřadem je Úřad pro ochranu osobních údajů, kontaktní údaje jsou uvedeny v čl. 7.9.1.
8.4. Bezplatnost poskytnutí informací a vyřízení žádostí, podání či námitek ohledně nakládání s osobními údaji
8.4.1 Jsme povinni sdělit vám informace o způsobu zpracování vašich osobních údajů bezplatně. Rovněž vaše žádosti, podání a námitky jsme povinni vyřídit bezplatně.
8.4.2 Podle čl. 12 odst. 5 Nařízení jsme však oprávněni uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů, pouze však v případě, kdy jde o zjevně žádost nedůvodnou nebo nepřiměřenou, zejména v případě opakovaných žádostí. V uvedených případech jsme oprávněni odmítnout žádosti vyhovět.
Zevrubné informace o dalších vašich právech naleznete v nařízení GDPR.
Tyto zásady nabývají účinnosti dne 25. května 2018.
V Opatovci dne 25.5.2018.
